Mar 2022

SOP Program Kolektif Penerbitan KIA Sekolah Tingkat SD Dan SLTP Tahun 2022

Diterbitkan : Sabtu, 12 Mar 2022, Penulis : Admin SDI At-Taqwa

Dalam rangka menyukseskan program Gerakan Indonesia Sadar Administrasi Kependudukan (GISA), Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tangerang Selatan memiliki sejumlah cara efektif, yakni salah satunya dengan mencetak Kartu Identitas Anak (KIA) secara kolektif untuk sejumlah sekolah.

Kartu Identitas Anak atau kartu KIA merupakan identitas resmi anak Indonesia yang berusia kurang dari 17 tahun. KIA dibagi menjadi dua jenis, pertama, untuk anak yang berusia 0 sampai dengan kurang dari 5 tahun. Kedua, KIA untuk anak yang berusia 5 sampai dengan 17 tahun kurang satu hari.

Manfaat Pemegang Kartu KIA

Diantara manfaat KIA bagi anak SD dan SMP antara lain:
1. Digunaan keperluan anak dalam pemenuhan hak-haknya seperti pelayanan publik.
2. Pembukaan rekening bank yang isinya lebih lengkap dibandingkan data KTP karena disertai dengan nama orangtua.
3. Mendaftar PPDB SMP dan SMA.

Syarat Pengajuan KIA Sekolah Tingkat SD Dan SLTP Tahun 2022

Pembuatan KIA tidak dipungut biaya (gratis) dengan menyerahkan tiga dokumen sebagai syarat pengajuan KIA ke pihak sekolah.

Syarat-syarat yang akan diupload untuk pengajuan KIA adalah sebagai berikut:
1. KK daerah setempat yg diterbitkan oleh Kadisdukcapil
2. Akta kelahiran anak
3. Pass Foto ukuran 3×4 format jpeg maksimal 100 KB.
Disarankan latar belakang sesuai tahun lahir anak jika tahun lahirnya ganjil berlatar belakang merah, jika tahun lahirnya genap disarankan biru, dan apabila anak sudah memiliki foto tdk sesuai warna tersebut, tetap diterima dari pasfoto yang sudah ada/dimiliki, tentang pakaian anak boleh seragam sekolah atau lainnya, dengan catatan pakaian yang rapi dan sopan.
4. Dokumen yang diupload adalah foto dari asli dokumen, atau fc dokumen tetap diterima selama operator sekolah sudah memastikan fc dokumen adalah sama dengan aslinya.
5. Isian lengkap formulir F-1.02 yang ditandatangan oleh orang tua siswa/kepala keluarga/pihak sekolah.

Download formulir F-1.02 : https://disdukcapil.tangerangselatankota.go.id/uploads/download/1633954559996.pdf

Yang masuk kategori KIA kolektif adalah :

1. Belum pernah diterbitkan KIA dan sedang sekolah di SD/SLTP
2. Sudah diterbitkan KIA pada waktu usia di bawah 5 tahun dan sekarang diganti karena sudah usia di atas 5 tahun serta sedang sekolah di SD/SLTP

Sedangkan yang tidak kategori KIA kolektif adalah :
1. KIA perbaikan
2. Karena terlewat pendaftaran kolektif
3. Data anak tidak terdapat di SD/SLTP yang sudah masuk program kolektif KIA

SOP Program Kolektif Penerbitan KIA Sekolah Tingkat SD Dan SLTP Tahun 2022

Sumber : http://rumahdukcapil.tangerangselatankota.go.id/index.php?p=home

Bagi guru dan tenaga kependidikan yang ingin mengetahui SOP Program Kolektif Penerbitan KIA Sekolah Tingkat SD Dan SLTP Tahun 2022 berikut adalah SOP Program Kolektif Penerbitan KIA. Sebagai berikut :

PELAKSANA :

1. Petugas Operator Sekolah SD dan SLTP ( negeri dan swasta ).
2. Petugas Verifikator Disdukcapil.
3. Petugas Operator Pencetakan KIA Disdukcapil di Gerai Disdukcapil ( Mal dan Anjungan Dukcapil Mandiri – ADM ).

TUGAS DAN FUNGSI :

1. PETUGAS OPERATOR SEKOLAH :

a. Menjaga kerahasiaan dan keamanan username, password, dan database setiap permohonan penerbitan KIA.
b. Melakukan verifikasi awal kelengkapan berkas permohonan KIA dari orang tua siswa.
c. Melakukan registrasi/input data siswa di aplikasi permohonan penerbitan KIA ( Rumah Dukcapil ).
d. Melakukan pengecekan kembali secara berkala hasil verifikasi permohonan KIA dari petugas Disdukcapil melalui aplikasi Rumah Dukcapil.
e. Memberitahukan kembali kepada orang tua siswa, berkas permohonan KIA yang ditolak sesuai dengan catatan kekurangan di aplikasi, agar orang tua/kepala keluarga memperbaiki/melengkapi dokumen kependudukannya sesuai dengan tatacara dan persyaratan yang berlaku.
f. Melakukan pengambilan KIA yang sudah tercetak dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang ( BAST ) di Gerai Disdukcapil yang sudah ditentukan.
g. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan Penanggungjawab dan Petugas Verifikator Disdukcapail apabila ada terjadi kendala administrasi dan teknis dalam proses penerbitan KIA.

2. PETUGAS VERIFIKATOR DISDUKCAPIL :

a. Menjaga kerahasiaan dan keamanan username, password, dan database permohonan KIA.
b. Melakukan verifikasi hasil input dari operator sekolah di aplikasi Rumah Dukcapil.
c. Melakukan upload/unggah foto digital dari aplikasi Rumah Dukcapil ke aplikasi SIAK ( bagi anak usia 5 tahun sampai usia 17 tahun kurang 1 hari ).
d. Melakukan penolakan permohonan di aplikasi Rumah Dukcapil, apabila ditemukan hasil verifikasi dari petugas operator sekolah masih dinyatakan belum lengkap.
e. Membuat daftar rekap hasil akhir verifikasi KIA yang sudah siap cetak untuk dilaporkan ke Penanggungjawab Disdukcapil.
f. Memberitahukan kepada petugas pencetakan di Gerai Disdukcapil untuk mencetak KIA sesuai daftar rekap hasil akhir di aplikasi Rumah Dukcapil.

3. PETUGAS PENCETAKAN DI GERAI DISDUKCAPIL :

a. Melakukan pemeriksaan secara berkala daftar rekap hasil akhir dari Petugas Verifikator Disdukcapil melalui aplikasi Rumah Dukcapil.
b. Melakukan pencetakan KIA.
c. Menyerahkan daftar hasil akhir rekap KIA yang sudah tercetak ke petugas operator sekolah untuk dilakukan pengecekan ulang.
d. Membuat Berita Acara Serah Terima ( BAST ) dan menandatangani bersama dengan petugas operator sekolah.

4. SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG :

a. Aplikasi Website Permohonan KIA Disdukcapil ( Rumah Dukcapil ).
b. Perangkat Komputer di masing-masing unit kerja para petugas ( Disdukcapil dan Sekolah ).
c. Jaringan Internet di masing-masing unit kerja para petugas ( Disdukcapil dan Sekolah ).
d. Domain dan Server pendukung ( Datacenter Diskominfo Tangerang Selatan ).
e. Formulir Permohonan KIA ( F-1.02 ) [FORMULIR PENDAFTARAN PERISTIWA KEPENDUDUKAN] yang disediakan secara mandiri oleh pihak sekolah/orang tua siswa/Kepala Keluarga dan dapat didownload di Website Disdukcapil Tangerang Selatan. [ Klik Untuk Download Formulir F-1.02 ]

5. RANGKAIAN PROSES APLIKASI RUMAH DUKCAPIL :

a. Orang tua siswa/kepala keluarga mengisi formulir F-1.02 dan melengkapi dokumen pendukung yang dipersyaratkan, selanjutnya menyerahkan berkas lengkap ke petugas operator sekolah untuk di data dan diregistrasi sesuai ketentuan yang berlaku ( dilakukan di sekolah masing-masing ).

b. Petugas operator sekolah melakukan registrasi/input dan upload data anak, meliputi :
• NIK (Nomor Induk Kependudukan)
• Nama anak
• Upload foto digital berwarna dengan latar belakang sesuai dengan tahun lahir anak ( tahun lahir genap warna biru, tahun lahir ganjil warna merah ) dalam format JPG/JPEG dengan ukuran maksimal 100 KB, dan apabila sekolah sudah memiliki kolektif foto digital anak dengan warna latar belakang tidak sesuai dengan ketentuan, maka Disdukcapil tetap menerima sesuai dengan data yang ada.
• Nomor Kutipan Akta Kelahiran
• Upload Kutipan Akta Kelahiran
• Nomor Kartu Keluarga
• Upload foto Kartu Keluarga
• Nomor WA aktif orang tua/kepala keluarga
• Email aktif orang tua/kepala keluarga
• Upload formulir F-1.02 [FORMULIR PENDAFTARAN PERISTIWA KEPENDUDUKAN] Klik Untuk Download Formulir F-1.02

c. Petugas Operator Disdukcapil melakukan verifikasi data :
• NIK
• Nama anak
• Foto Digital Anak ( Usia anak 5 Tahun sampai 17 Tahun Kurang 1 Hari )
• Nomor Kutipan Akta Kelahiran
• Foto Kutipan Akta Kelahiran
• Nomor Kartu Keluarga
• Foto Kartu Keluarga
• Download foto digital dari aplikasi Rumah Dukcapil untuk disimpan di aplikasi SIAK.

d. Petugas Operator Pencetakan Disdukcapil di Gerai Disdukcapil melakukan pencetakan KIA sesuai dengan hasil akhir verifikasi yang dinyatakan diterima oleh aplikasi Rumah Dukcapil.

6. KETENTUAN VERIFIKASI KIA YANG DITERIMA :

• Data NIK, Nama anak, Nomor Kutipan Akta Kelahiran, dan Nomor KK yang diregistrasi pada aplikasi Rumah Dukcapil harus sama dengan di database kependudukan ( Aplikasi SIAK ).
• Formulir F-1.02 sudah diisi dan ditandatangani dengan lengkap oleh orangtua/kepala keluarga.
• Foto Kartu Keluarga harus yang bertandatangan Kepala Disdukcapil Kota Tangerang Selatan.
• Foto digital yang diregistrasi harus sesuai dengan ukuran dan ketentuan yang berlaku.
• Foto digital anak wajib menggunakan pakaian yang rapih dan sopan ( seragam sekolah atau pakaian formal lainnya ).
• KIA akan dicetak oleh petugas di Gerai Disdukcapil untuk selanjutnya petugas operator sekolah secara kolektif mengambil KIA yang sudah tercetak setelah mendapatkan konfirmasi ulang dari Penanggungjawab di Disdukcapil dengan dibuktikan daftar rekap hasil akhir pencetakan KIA dan operator sekolah wajib menandatangani Berita Acara Serah Terima ( BAST ) dokumen KIA.

7. KETENTUAN VERIFIKASI KIA YANG DITOLAK :

• Data NIK, Nama, Nomor Kutipan Akta Kelahiran, Nomor KK yang diregistrasi pada aplikasi Rumah Dukcapil tidak sama dengan database kependudukan ( Aplikasi SIAK ).
• Foto KK yang tidak bertanda tangan Kepala Disdukcapil Kota Tangerang Selatan.
• Informasi permohonan KIA yang ditolak akan disampaikan dalam aplikasi untuk selanjutnya petugas sekolah wajib menyampaikan kepada orang tua/kepala keluarga agar dilakukan perbaikan dokumen kependudukannya atau dilakukan pemutakhiran elemen data di KK sesuai ketentuan yang berlaku ( tata cara dan persyaratan mengenai ketentuan perubahan elemen data dokumen kependudukan dapat dilihat pada website : www.disdukcapil.tangerangselatankota.go.id

8. CATATAN PENTING :

a. Setiap operator sekolah diberikan username dan password.
b. Penggunaan username dan password operator sekolah di aplikasi Rumah Dukcapil tunduk kepada peraturan yang berlaku dan harus dipertanggungjawabkan.
c. Program kolektif penerbitan KIA Tahun 2022 hanya dapat dilakukan melalui sekolah masing-masing dan tidak dapat dilakukan melalui kelurahan.
d. Pengajuan KIA secara kolektif oleh sekolah Tahun 2022 hanya berlaku untuk siswa yang belum pernah diterbitkan KIA dan memenuhi persyaratan yang ditentukan.
e. Bagi KIA yang hilang, rusak, atau perubahan elemen data, tidak dapat dilayani secara kolektif oleh sekolah dan harus diajukan secara mandiri oleh orang tua/kepala keluarga di Gerai Disdukcapil sesuai tatacara dan persyaratan yang berlaku.
f. Pengajuan permohonan penerbitan kolektif KIA Tahun 2022 diutamakan untuk anak sekolah tingkat SD dan SLTP, adapun untuk pengajuan kolektif KIA tingkat TK dan SLTA akan diberitahukan lebih lanjut berdasarkan ketersediaan blangko KIA dan kelengkapannya setelah program SD dan SLTP sudah terlaksana.
g. Pengajuan permohonan KIA oleh masing-masing operator sekolah diberikan jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.
h. Penentuan jadwal registrasi operator sekolah dilakukan oleh Penanggungjawab Disdukcapil berdasarkan penilaian kesiapan masing-masing sekolah.
i. Setiap sekolah hanya diberikan satu kali jadwal pengajuan/registrasi KIA melalui aplikasi Rumah Dukcapil.
j. Pengambilan KIA secara kolektif hanya dilakukan secara langsung di Gerai Disdukcapil.
k. Permohonan KIA secara kolektif yang sudah ditolak oleh aplikasi Rumah Dukcapil tidak dapat diajukan kembali oleh operator sekolah dan wajib diajukan secara mandiri oleh orangtua /kepala keluarga di Gerai Disdukcapil sesuai dengan tatacara dan persyaratan yang ditentukan di Website Disdukcapil Kota Tangerang Selatan.